Le PC aux mains d'une secrétaire

La gymnastique au bureau
    Qu'on soit affublé d'un Mac ou d'un PC, on a la chance de ne pas avoir de périphérique unifié : il faut à la fois avoir un oeil sur le clavier, la souris, l'écran, l'imprimante, le téléphone, le fax, le planning et la porte ... Comme on est pas "multi-tâches" autant garder ses deux yeux sur le même périphérique à la fois. Et les deux mains. Ce qui se traduit par des mouvements bénéfiques pour éviter l'ankylose : on ote les deux mains du clavier pour prendre la souris (avec une seule main, quand même), on lache la souris pour attraper le téléphone, et on pose le téléphone pour écrire sur l'agenda qu'on prendra soin ensuite de recopier sous son logiciel organizer préféré. Au moins on ne risque pas de se mélanger les pinceaux ! Comme ça, même si la journée est plus remplie qu'elle ne devrait, elle n'en est pas moins plus reposante.

Bis repetita placent
    Les pages roses du Petit Larousse vous diront que ceci signifie "les répétitions plaisent". Pour améliorer sa maîtrise des outils informatiques, et passant du temps à faire sans trop de mal quelque chose que l'on sait déjà faire, il est bon de ne pas perdre son temps à se créer des templates comme on dit dans le métier, des documents prêts à être remplis. Mieux vaut recréer à chaque fois un nouveau document. Ca évite les risques d'écrasement de l'ancien document, et sinon de toute façon il y a toujours un détail de pagination qui cloche et qui fait qu'on aurait mieux fait de commencer par la page blanche.

    On peut également s'interroger sur les possibilités de conversion en informatique : il devient facile de transformer des documents d'un format à un autre. Accordons une confiance limité à ce genre de fonctions, et préférons la bonne recopie manuelle pour :

• recopier des fax ou des photocopies - les scanners c'est trop cher, la reconnaissance de caractères c'est ingrat !
• transformer du Web en document bureautique (mon ami Tourist est passé maître en la matière), en utilisant seulement le copier/coller (ce qui dérangera les puristes),
• imprimer les tableaux Excel pour les saisir dans Word,
• essayer de transformer les beaux dessins du boss en présentations Powerpoint avant de se rabattre sur Word,
• remplir l'agenda papier a partir de l'agenda informatique et vice-versa.

    Les attributs classiques d'une secrétaire étant, comme on le voit, le traitement de texte et le tableur, je ferai bientôt le lien vers les deux plus connus...